La dématérialisation de flux métiers avec valeur probatoire et légale
Les grands enjeux de la dématérialisation
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Historique
Acte 1 : l’écrit et la signature électronique acquièrent une valeur probatoire via une directive du Parlement et du Conseil européen le 13 décembre 1999 et l’adoption en mars 2000 d’une mesure par le Parlement français sous condition de l’identification de l’expéditeur, de la conservation du document et de la garantie de son intégrité.
Acte 2 : le contrat électronique devient une réalité. A compter du 21 juin 2004 (Loi sur la Confiance dans l’Economie Numérique), le document sous forme électronique a la même valeur qu’un document papier dès lors que le destinataire peut vérifier, éventuellement modifier, puis valider le contrat et/ou le document électronique qui lui est envoyé. Par ailleurs, les problèmes techniques liés à la signature électronique sont de la responsabilité de l’Autorité de Certification.
Les usages
Dans le même temps que cette évolution légale, les usages du numérique ont crû de manière impressionnante. Aujourd’hui, plus de 300 millions de transactions sont enregistrées chaque mois par les grandes banques de détail. 45,3 % des Français sont des internautes et 30,6 % des foyers sont connectés, dont 50,1 % au haut débit (données Médiamétrie) !
Les usages de la banque en ligne avancent eux aussi : 42,5 % des internautes ont visité au moins une fois le site de leur banque (source Médiamétrie/NetRatings, décembre 2003). Mais il reste du travail à effectuer : Le Benchmark Group a estimé en février 2004 que 67 % des internautes coutumiers des services de banque en ligne n’ont jamais reçu d’email de leur banque.
Les technologies
“Les usages sont là, le cadre juridique est là… Qu’en est-il des technologies ?”
Elles sont de plus en plus matures. Au niveau de la « chaîne de valeur » du document, les langages passerelles entre applications (web services) permettent de faire communiquer les applications ou de les faire passer sous IP. Les formats fédérateurs (PDF, email…), le haut débit et un matériel plus performant et moins cher (scanners, portables, fax…) contribuent ensemble à une meilleure composition, mise en forme, diffusion, modification et validation des documents.
Sur le plan de la sécurité, l’expérience des authentifications et de la non-répudiation électroniques permet d’assurer une simplification de la sécurisation. Enfin, il faut noter que le stockage des données en ligne a fait ses preuves. Jean de Chambure a ainsi cité Hervé Gouezel, responsable informatique de BNP Paribas : ” Les données stockées en ligne sur nos serveurs représentent 500 tera octets (1012) de caractères, contre 5 tera octets il y a seulement 10 ans”.
Les effets de la dématérialisation
La dématérialisation va permettre de rompre avec certaines habitudes, comme la contrainte du déplacement, les allers-retours de courriers (délais, retards, etc.), les délais et les coûts du cycle de vie du document au moment de sa diffusion mais aussi au moment de son classement et de sa recherche. “La dématérialisation va aussi permettre de bâtir une communication professionnelle mieux personnalisée (avec ses clients, collaborateurs, partenaires… qui choisissent leur support), une communication plus flexible et de gagner une confiance accrue des clients (grâce à la traçabilité, à l’archivage et donc à une meilleure réactivité)”.
Traitement automatisé des factures, réduction des coûts, la dématérialisation fiscale comporte des avantages certains pour les entreprises. Reposant sur un système de gestion centralisée externe à l’entreprise, la dématérialisation fiscale permet de tailler dans des coûts jusqu’alors incompressibles.
L’optimisation du traitement de factures à l’heure de l’Europe et de l’international.
Elle permet un accès rapide à l’ensemble des factures via une application en ligne et autorise donc la restitution immédiate des factures demandées par l’administration fiscale. La suppression du volume de factures papier émises pour l’ensemble de la clientèle permet de réaliser des économies qui sont loin d’être négligeables. La facturation électronique centralisée sur une plateforme en ligne permet un accès très rapide à l’information tout en disposant d’un niveau de sécurité élevé. L’optimisation du traitement de factures vaut particulièrement pour les entreprises qui travaillent avec des clients et partenaires en Europe et dans le monde, les économies réalisées, la réactivité obtenue sur la circulation de l’information étant alors très importantes.
La facturation électronique, économies et partage de l’information.
La gestion automatisée via une plateforme en ligne de votre facturation permet de réaliser d’importantes économies et permet aussi un partage de l’information efficace avec des niveaux d’accès définis pour chaque profil d’utilisateur. Les formats disponibles pour la transmission de vos factures sont nombreux, du plus ouvert comme le PDF au formats plus sécurisés comme l’EDI structuré. Conçue comme un nœud de réseau, la plateforme permet l’accès et le partage de l’information par un grand nombre de partenaires sans que ceux-ci doivent disposer d’un quelconque logiciel ou s’adapter à une norme particulière. L’interopérabilité et l’échange de flux avec d’autres technologies est garantie par le prestataire en dématérialisation de factures puisque l’accès se fait via un simple navigateur et une interface sécurisée.
Dématérialiser : une nécessité
Un des grands problèmes, dans l’économie de l’immatériel est la croissance exponentielle de la quantité d’informations. Cependant, certains documents (contrats clients, base documentaire, facturation, dossiers médicaux, notariés, …) constituent des informations de travail indispensables pour lesquelles l’archivage électronique devient une absolue nécessité.
Une Gestion Electronique de Documents (GED) peut être scindée en 4 étapes majeures :
# L’acquisition des documents
# Le classement des documents
# Le stockage des documents
# La diffusion des documents
La dématérialisation des rapports : Quand le numérique remplace le papier
La dématérialisation ou mise à disposition de documents au format électronique est une solution aujourd’hui incontournable mise en place par les sociétés pour répondre à un besoin de diffusion efficace de l’information, mais également de sécurisation de l’information ou d’archivage des données.
Banques, opérateurs téléphoniques, fournisseurs de gaz ou d’électricité mais également pouvoirs publics tels que l’assurance maladie utilisent cette nouvelle façon de transmettre leurs factures ou relevés de prestations.
La loi de modernisation économique d’août 2008, quand à elle, a introduit l’obligation de dématérialisation des consultations pour les marchés publics.
La transmission et l’archivage papier des documents sont ainsi remplacés par des solutions beaucoup plus performantes en terme de rapidité, de fiabilité de transmission (accusé de réception électronique) ou de consultation à distance et immédiate par de multiples acteurs de l’entreprise. L’archivage encombrant disparaît et l’information est disponibles à tout moment quelque soit le site sur lequel on se trouve.
Or la transmission de documents dans les métiers de la prévention des risques nécessite plus que jamais des délais très courts afin de palier le plus rapidement possible à des mises en danger réelles constatées le jour de la visite.
Kilos de papier consommés dans le monde
339 millions de tonnes de papier sont consommés dans le monde chaque année. Consommation de papier augmente… La demande mondiale de papier et de carton augmentera en moyenne de 2,2 % jusqu’en 2015 (soit un peu moins que la croissance économique de 2,9 %).
Kilos de papier consommés en France
En France, la consommation annuelle de papier s’élève a 10,9 millions de tonnes, soit 3,2 % de la consommation mondiale. La France produit environ 10 millions de tonnes de papier par an.
Nombre de feuilles de papier sorties des imprimantes
Selon The Economist, les experts estiment à 15.000 milliards le nombre de feuilles que l’on imprime via des imprimantes chaque année à une époque où le papier devient de plus en plus coûteux. Cela correspond à environ 475 000 feuilles ? par seconde.
Nombre de feuilles de papier utilisées par les bureaux américains
3 millions de feuilles sont utilisées chaque minute aux USA par les employés de bureau, soit plus de 1 500 milliards par an.
Nombre de pages d’impression par salarié en Europe
Selon une étude réalisée par IPSOS,le nombre d’impression par salarié a réduit de 3 pages entre 2006 et 2007, passant de 34 à 31 pages par personne et par jour en 2007.
Nombre de pages d’impression par salarié en France
Selon une étude réalisée par IPSOS,le nombre d’impression par salarié en France était de 28 pages par jour en 2007.
Dépenses des entreprises françaises en impression inutile (en euros)
Les entreprises françaises dépensent 400 millions d”euros par an en impressions inutiles. La France possède l”un des taux d”impressions inutiles les plus élevés en Europe, selon une étude européenne publiée par le fabricant d’imprimantes Lexmark et menée par Ipsos Globalen en Avril 2005 auprès de 1 000 entreprises (PME-PMI et grandes entreprises).
Kilos d’imprimés publicitaires distribués dans nos boites à lettres
Chaque année, un milliard de kilos d’imprimés de pub sans adresse sont distribués dans les boîtes aux lettres, soit 40 kg par foyer ou 17 kg/habitant. Cela représente 5% du poids des poubelles des Français et 35% du tonnage de papiers impression-écriture fabriqué chaque année en France.
Des arbres de 300 ans abattus pour du papier
Gaspillage.
Selon une étude Lexmark/Ipsos, les impressions inutiles des entreprises françaises représentent 1,2 million d’arbres abattus … pour rien !
Le papier représenterait 80% des déchets d’une administration.
Recyclage. Le recyclage du papier consomme 60 % d’énergie et d’eau en moins que la fabrication de papier. La fabrication du papier recyclé consomme 6 fois moins d’eau et 4 fois moins d’énergie que la fabrication du papier neuf.
Economie. 1 tonne de papier recyclé (journaux, cahiers, cartons d’emballage, etc.…) équivaut à 3 à 5 tonnes de bois économisées soit la quantité de C02 dégagé par une voiture sur 1000km.
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