Peut-on envisager une entreprise sans email ?

Les problèmes de productivité liés à l’email, envisager l’étape ultime : l’abolition de l’email.

Bon OK, dit comme ça cela peut vous paraitre grotesque, mais plus j’y pense et plus ça me semble réaliste dans certains cas de figure. Prenons par exemple le cas très spécifique d’une petite société de consulting : Équipe réduite, très peu de personnel administratif (il serait possible de sous-traiter le secrétariat, la paye et la compta), des collaborateurs en constant déplacement (donc pourquoi pas en télé-travail).

De quoi ces collaborateurs ont-ils besoin ? Ou du moins, quelles alternatives à l’email peuvent être utilisées :

• Échanger des documents et des réflexions autour de missions et de clients (sur des espaces collaboratifs ou solutions de collaboration en ligne)
• Planifier et rendre compte de réunions et ateliers de travail (idem, sur des espaces collaboratifs ou sur les systèmes de calendriers partagés)
• Remonter et consolider des données de production / facturation (sur l’interface web de l’ERP ou du progiciel de gestion)
• Avoir des échanges rapides entre collègues (par messagerie instantanée, microblog ou VoIP)
• Partager ses expériences (sur le blog interne)
• Avoir des discussions informelles ou para-professionnelles (de vive voix ou par téléphone)

Reste tout ce qui relève des échanges avec les clients / fournisseurs / partenaires (gestion courante) qui peut difficilement être fait en dehors des systèmes de messagerie, mais ces échanges ont-ils une réelle valeur pour l’entreprise ? Comprenez par là : représentent-ils une valeur ajoutée suffisante pour être archivés ? L’important n’est pas les échanges mais le résultat : Les décisions, les accords ou l’état d’avancement d’un processus. Ces échanges se font avant tout d’humains à humains, donc si vous retirez l’humain de l’équation (un collaborateur absent ou démissionnaire), ces discussions ne correspondent plus à rien. Bref, tous ces échanges sont intimement liés à la personne. Pourquoi dans ce cas là ne pas utiliser les systèmes de messagerie des collaborateurs (tous les knowledge workers possèdent plusieurs comptes webmail qui feraient parfaitement l’affaire).

Oui je sais, utiliser une messagerie perso pour le boulot peut vous sembler aberrant, mais combien de vos collègues utilisent une messagerie pro pour des échanges perso ? Une grosse partie, et cela ne choque personne (pas même les responsable de la sécurité). Pire : un certain nombre d’échanges “pro” se font maintenant sur des plateformes sociales comme Twitter ou Facebook. Je reçois ainsi régulièrement des messages relatifs à des missions en cours sur Facebook, voir des notifications urgentes sur Twitter. Puisque de toute façon ces pratiques existent, autant les exploiter de façon officielle (dans un cadre bien défini et maitrisé).

Il manque à ce tableau un système de notification performant pour définitivement tuer l’email : widget, client microblog universel, système push sur smartphone… l’important est de ne pas perdre en réactivité.

Encore une fois cette configuration vous semble surréaliste, mais plus j’y pense et plus elle est viable. Aujourd’hui je travaille en indépendant, mais si je devais monter une structure et recruter des collaborateurs, je pense que les astreindre à cette discipline serait bénéfique à la productivité de la structure (plus d’emails = moins de données piégées = meilleure circulation de l’information et pérennisation des savoirs).

Dans un contexte d’extraprise cette configuration est tout à fait recommandable car elle limite la déperdition d’informations à valeur ajoutée (oubliées ou prisonnières de fichiers) ou l’éparpillement des savoirs (dans des comptes email).

Peut-être cette vision est utopique, mais cela ne vaut-il pas la peine d’y réfléchir sérieusement ? Aujourd’hui tout tourne autour de l’email (communication, authentification, inscription…) et il est grand temps que cela change.